KAIZEN – PHÁT TRIỂN Ý TƯỞNG

 

2017, mình có học 1 khóa về Kaizen của thầy Trần Đình Cửu bên group Quản Lý Doanh Nghiệp chỗ thầy Đỗ Hòa. Sau đó mình có về customize cho phù hợp với công ty mình (và sau này là một số các công ty khác nữa, và hầu hết đều đạt được kết quả tốt). Bài lần trước mình viết về Ôm Việc Nhiều, mình có chia sẻ 1 ý là mình ứng dụng phương pháp đó để khuyến khích nhân viên sáng tạo, xây dựng doanh nghiệp, và sau đó có một số anh chị inbox mình hỏi, nên bài này mình sẽ chia sẻ cách mình đã làm.

Mình nghe kể về câu chuyện, thầy Cửu đã dạy cho các công ty sản xuất, và ngay cả những người công nhân chưa học hết lớp 5 cũng có thể đóng góp nhiều ý kiến hay để cải tiến. Có câu chuyện về Toyota là, bất kỳ người công nhân nào cũng có thể dập cầu dao tổng của cả dây chuyền nếu phát hiện ra bất kỳ sai sót nào có thể ảnh hưởng đến sản phẩm. Đó là tính trao quyền, vì họ được giải thích cho về vai trò quan trọng của họ trong cả chuỗi giá trị công ty. Và mình cũng học được những bài học từ người Thầy đáng kính của mình, về tháp nhu cầu Maslow, ai cũng mong muốn được tôn trọng, được thể hiện bản thân. Nên mình đã ứng dụng vào bài nói chuyện của mình khi nói chuyện với các công ty.

Việc đầu tiên, mình dạy họ về Kaizen là gì, mình kể cho họ nghe về việc những cải tiến nhỏ có thể giúp giải quyết một bài toán lớn của toàn công ty. Và trong câu chuyện mình kể, mình cũng gắn liền QUYỀN LỢI và VAI TRÒ QUAN TRỌNG NGƯỜI NHÂN VIÊN vào câu chuyện đó. Giống như Thầy mình từng dạy, Thầy động viên nhân viên bảo vệ về tác dụng bảo đảm an ninh cho nhà máy, cám ơn nhân viên vệ sinh vì nhờ có họ mà công ty mới sạch sẽ để mọi người có không gian và môi trường tốt làm việc… Đương nhiên, đây nên là những lời thật lòng, chứ không phải những lời “mị dân”. Đó là 1 nguyên tắc của lòng biết ơn giúp sáng tạo ý tưởng mà Claudia Azula Altucher đã viết trong quyển Become An Idea Machine.

Tiếp đến, mình giải thích tính quan trọng của việc động não và sáng tạo ý tưởng. Mình nói: “Mọi người hay nghe các bác sĩ, các chương trình y học, sức khỏe đời sống… phổ biến rằng việc tập thể dục 30 phút mỗi ngày là rất quan trọng, giúp cho nuôi dưỡng cơ bắp, giúp cho sức khỏe được bảo đảm và tránh được rất nhiều các bệnh tật. Não người cũng như cơ bắp vậy. Nếu mọi người không rèn luyện đầu óc hàng ngày và liên tục, sẽ khiến cho việc đầu óc mình trở nên lười suy nghĩ, trì trệ. Có nhiều nghiên cứu chứng minh rằng nhờ rèn luyện suy nghĩ hàng ngày, nên những người làm các công việc liên quan đến đầu óc nhiều, khi về già cũng hiếm khi bị lú lẫn hoặc bị các chứng bệnh về đầu óc hơn những người ít làm các công việc liên quan đến đầu óc. Thêm nữa, việc các bạn rèn luyện suy nghĩ nhiều, cũng là một thói quen tốt để làm gương cho con cái của các bạn noi theo. Những đứa trẻ sẽ được truyền cảm hứng và học tập theo phương pháp liên tục dùng đầu óc để cải tiến cuộc sống và học tập, giúp cho thiết lập 1 nền tảng tốt, giúp sau này các cháu phát triển tốt trên đường đời. Ngoài ra, việc nâng cao năng lực suy nghĩ, về lâu dài cũng sẽ giúp mọi người có những cơ hội phát triển tốt hơn, đạt được những vị trí cao hơn, lương thưởng thu nhập tốt hơn.” Các anh chị CEO khúc này lưu ý, những cái này rất quan trọng. Bởi vì mình phải đánh đúng vào nhu cầu của người nghe. Mỗi người sẽ có 1 nhu cầu khác nhau, phải nói những thứ mà họ muốn nhận được.

Rồi mình đặt ra một luật:

– Mỗi ngày, mỗi nhân viên BẮT BUỘC phải có một ý tưởng bất kỳ, không quan tâm tới ý tưởng lớn hay nhỏ, tốt hay xấu, chỉ cần có 1 ý tưởng là được. Thật ra, trong khóa học thì mình được hướng dẫn là để nhân viên tự chủ động đưa ra ý tưởng. Nhưng mình cũng hiểu, nếu để nhân viên tự chủ động đưa ra ý tưởng thì có thể một bộ phận nhân sự quản lý sẽ chủ động vì tư duy của tầng nhân viên quản lý trở lên thì tính chủ động tương đối tốt (mình chọn quản lý theo tiêu chí phải chủ động công việc). Còn đa số các bộ phận nhân viên tầng thực thi, bảo vệ, lao công, nhân viên gói hàng, nhân viên giao hàng… sẽ RẤT HIẾM KHI CHỦ ĐỘNG. Vì vậy, mình mới ra quy định bắt buộc.

– Ý tưởng đó sẽ gửi vào 1 form của công ty tạo ra trước 23h59 (form gồm: Thông tin nhân viên, ý tưởng là gì, hình ảnh hay đường link đính kèm nếu có, ý tưởng này áp dụng được liền hay trong tương lai gần hay tương lai xa).

– Mỗi ý tưởng gửi trước 23h59, sẽ được công ty công nhận bằng thưởng 10k, còn nếu hôm đó quên hoặc không có ý tưởng, thì phạt 20k. Tiền này, công ty không thu, mà sẽ tạo thành 1 quỹ ăn chơi, gom lại cuối tháng sẽ mua đồ ăn cho cả công ty ăn uống (để tránh việc liên quan tới pháp luật và để cho nhân viên thấy công ty cũng không ham hố gì tiền của họ, mà chỉ muốn giúp họ phát triển)

– Hàng ngày, team quản lý sẽ dành 30 phút để đọc các ý tưởng mà nhân viên gửi lên, lọc ra ý tưởng nào áp dụng được, ý tưởng nào không áp dụng. Một số ý tưởng mà nhân viên viết tối nghĩa thì gọi lên hỏi cho rõ. Một số ý tưởng hay, giúp thay đổi quy trình hoặc tăng hiệu quả công việc lên nhiều, có thể thưởng 50k-100k-1tr/lần (các quản lý sẽ đánh giá và gửi lên cho mình duyệt)

– Mình nhắc các bạn nhân viên, là nếu ngày nào có nhiều ý tưởng, nên viết hết ra để gửi, đừng có để dành vì sợ hôm nay viết ra hết thì hôm sau không có ý tưởng sẽ bị phạt. Mình giải thích cho họ, nếu các bạn bởi vì sợ hãi như vậy sẽ khiến cho hình thành 1 lưới lọc trong não, khiến cho các bạn tự dìm bản thân mình, và hạn chế năng lực bản thân. Phải có áp lực thì mới có kim cương.

Rồi cho cả công ty về bắt đầu triển khai.

Tới đây, mọi người sẽ thấy một chuyện mà chắc chắn sẽ xảy ra, đó là TẤT CẢ các công ty mà mình cho áp dụng phương pháp này, sau khoảng 1 tuần thực hiện, họ sẽ phản đối quyết liệt :))))

Họ than rằng, việc nghĩ ra 1 ý tưởng mỗi ngày nó quá khó đối với họ. Và cái chuyện này rất bình thường luôn, vì nó chính là tâm lý bình thường của loài người. Không chỉ người Việt Nam, mà toàn thế giới, nước nào cũng thế thôi. Mình gọi tất cả nhân sự lên phòng họp tiếp, bắt đầu giải thích: “Công ty không yêu cầu các bạn nghĩ ra những ý tưởng cao xa gì, mà chỉ cần liên quan tới công việc trực tiếp của các bạn, hoặc có thể giúp ích cho cuộc sống cá nhân của các bạn, vì khi cuộc sống các bạn tốt hơn, thoải mái hơn thì các bạn cũng làm việc tốt hơn. Ngoài việc đó ra, các bạn cũng có thể dò lại quy trình làm việc phòng ban của mình, xem có thể chỉnh sửa cái chỗ nào để các bạn có thể làm việc tốt hơn, phối hợp với nhau tốt hơn, loại trừ đi những việc tốn thời gian, tài nguyên mà không tạo ra giá trị. Các bạn làm được việc này không? Tôi tin vào 1 câu nói: “Công ty chúng ta chưa phải là công ty số 1 thế giới, nên chắc chắn sẽ có nhiều thứ để cải tiến, nhiều việc để làm”. “

Sau đó, mình chứng minh cho họ thấy là ngay lập tức, ở bất kỳ bộ phận nào, bất kỳ 1 nhân viên nào, mình cũng có thể đưa ra 1 ý tưởng để cải thiện công việc ở vị trí đó. Hoặc không chỉ áp dụng trong công việc, còn áp dụng cho cả công ty như nhà bếp công ty, tủ thuốc y tế công ty… Mình nói là họ trước hết cải thiện công việc của chính mình, rồi hãy nghĩ đến cải thiện các công việc khác liên quan đến mình, sau đó thì quét mắt tới toàn công ty để đưa góc nhìn cho các phòng ban khác, thậm chí tầng chiến lược cũng được luôn.

=> Sau khúc này thì nhân sự đã tương đối thoải mái hơn.

Một số tips cần lưu ý chỗ này khi thực hiện, vì nếu làm sai thì sẽ dễ toang lắm:

– Thứ nhất, mình yêu cầu các quản lý mỗi ngày đều dành thời gian lọc ý tưởng, vì chỉ cần bỏ lơ 1 ngày là dồn ý tưởng lại, và thành thói quen, dần dần nhân sự cũng không tuân thủ.

– Thứ 2, khi chọn ý tưởng, chỉ KHEN, không được chê là ý tưởng này tào lao quá, không được mỉa mai nói xéo hay cạnh khóe. Vì nếu chê, họ sẽ tuột mood, dẫn tới càng khó có ý tưởng hơn. Chỉ nói là ý tưởng này không áp dụng được thời điểm này. Thật sự là trong thời gian đầu, rất nhiều ý tưởng tào lao và vớ vẩn, nhưng mặc kệ, công ty vẫn thưởng. Vì mình biết, sau khi hết ý tưởng vớ vẩn, đồng thời chứng kiến những người đồng nghiệp khác có những ý tưởng được thưởng nhiều tiền, thì họ sẽ cố gắng dành thời gian quan sát và đưa ra những ý tưởng tốt.

– Thứ 3, khi ý tưởng của họ được chọn, PHẢI được khen thưởng, tuyên dương trước cả công ty và ÁP DỤNG vào công việc, bởi vì đó là ý tưởng của họ, nên họ sẽ làm rất nhiệt tình. Họ biết họ được coi trọng, được công ty công nhận, và sẽ phấn đấu hơn.

=> Kết quả, ở hầu hết các công ty, sau 1 thời gian áp dụng, trong bài toán quản lý đã giải quyết được rất nhiều việc mà trước đây công ty không biết/không nhìn ra. Một số trường hợp cá biệt còn giải quyết luôn bài toán kinh doanh, giúp cho việc kinh doanh phát triển khá tốt. Thậm chí, có ý tưởng giúp cho sau 1 tháng, doanh số công ty tăng tới 30%!!!

=====================

LƯU Ý: Đây là câu chuyện kinh nghiệm của mình, bối cảnh của mình. Và mình áp dụng thành công vì mình thường xuyên có những buổi trao đổi và nói chuyện với nhân viên. Trước đó mình đã tạo được uy tín nhất định, nói được làm được, chứng minh bằng thành quả và làm gương. Họ tin tưởng vào mình, tin tưởng lời nói của mình, nên khi mình áp dụng có thể thành công (mặc dù thời gian đầu cũng phải động viên, hướng dẫn, tạo điều kiện + gào thét và dí điên cuồng thì họ mới chịu làm). Mình được Thầy dạy nên theo tư duy lãnh đạo kiểu mới, sếp không phải người ngồi chỉ tay năm ngón, ở trên ép việc xuống, mà sếp nên là người tạo điều kiện tốt nhất để cấp dưới làm được việc, đạt được mục tiêu phòng ban và công ty đề ra.

Mình rất thích 1 đoạn nói chuyện của chủ tịch Thế Giới Di Động, Nguyễn Đức Tài từng nói: “Nếu nhân viên không làm được việc, người đầu tiên phải chịu trách nhiệm là chính là người cấp trên của họ. Những phòng ban trước đây phạt nhiều nhất, ví như phòng ban kế toán là phòng ban phát hành rất nhiều chính sách phạt, những cái đó được dẹp hết. Từ nay, chuyện ai đó đi phạt ai đó là chuyện kỳ cục trong hệ thống này. Trước chúng tôi nói “Phạt ngay và luôn”, giờ nói “Thưởng ngay và luôn”, và tìm ra những việc nhân viên làm tốt để ghi nhận và thưởng”” (Anh em đừng nói gì tới việc Thế Giới Di Động làm được hay không, ở đây mình chỉ nói tới nội dung triết lý này rất hay, và mình thích. Đã và đang áp dụng cho các công ty của mình)

Cuối tuần vui vẻ.

 

14.06.2025

Tác giả : Anh Nguyễn Hoàng Nam