TỪ NẠN NHÂN ÔM VIỆC ĐẾN LÃNH ĐẠO THỰC THỤ

Tôi Là Nạn Nhân Của Tham Việc

Nếu mà mình làm kênh tiktok, chắc chắn mình sẽ quay 1 video với câu hook như vậy.

Cái gì cũng biết. Việc gì cũng làm. Việc gì cũng muốn tự tay xử lý. Từ chiến lược công ty, định hướng cho sales, chạy quảng cáo, chăm sóc khách hàng, tuyển dụng, đào tạo, xây landingpage, nhập hàng, trả lời inbox… đến mấy cái bài viết trên fanpage cũng phải tự tay viết. Mới nghe thì có vẻ tài giỏi giang lắm, chịu dấn thân lắm, quyết liệt với công việc lắm. Nhưng KHÔNG!!!! Đó là cách nhanh nhất để mình trở thành điểm nghẽn của chính doanh nghiệp mình. Cho tới trước khi hiểu ra được giá trị thời gian của bản thân, mình đã cày như trâu, việc gì cũng nhúng tay vào, công việc phòng ban nào cũng do mình tự tay duyệt và hướng dẫn, chỉnh sửa. Rồi mình nhận ra, mình càng làm nhiều, càng ít thời gian cho những điều quan trọng. Mình nhận ra, mình đang lãng phí thời gian của mình để xử lý công việc lặt vặt. Thay vì ngồi đọc báo cáo, phân tích, ra chiến lược, định hướng, quản trị và quản lý các kết quả phòng ban, phát triển con người, xây hệ thống… thì mình đang chạy theo sự vụ, xử lý hàng tá thứ mà lẽ ra là việc của các phòng ban khác, của những vị trí khác. Mình tưởng mình đang cứu công ty, nhưng thực ra, mình đang giành việc của nhân sự, khiến họ không có cơ hội phát triển. Mình đã duyệt từng cái ảnh post lên bài content, sửa từng dấu chấm phẩy cho nhân viên. Cái này để tôi làm cho chắc. Cái kia để anh xử lý cho. Tại sao em không hỏi anh mà tự ý làm cái này?… dẫn tới tình trạng, khi mình đang họp với đối tác, cứ 5 phút một lần mình phải mở điện thoại ra check tin nhắn từ các phòng ban: Anh ơi, sếp ơi….. Thấy quen không mọi người

Việc mình không buông cho các nhân viên để họ tự trưởng thành, dẫn tới tình trạng, khi mình làm thay nhân viên, họ sẽ ngừng học. Khi mình xử lý hết mọi việc, họ sẽ không còn thấy trách nhiệm. Trong nghiên cứu về lý thuyết tự quyết (Self-Determination Theory) của Deci & Ryan (2000), kết luận rằng nhân viên cần quyền tự chủ (autonomy) để phát triển động lực nội tại và trách nhiệm. Mà lúc đó thì mình đâu có biết được. Và rồi mình vừa mệt mỏi, vừa bực tức nhân sự vì “sao tụi em không chủ động gì cả”. Còn ở chỗ mình, do chỉ tập trung chữa cháy và xử lý sự vụ, nên không còn thời gian cho tầm nhìn và phát triển, cứ loay hoay một thời gian dài, vừa dậm chân tại chỗ, vừa stress…. “Mãi mãi một tinh thần khởi nghiệp”, làm mãi mà công ty chỉ bé tẹo tèo teo như một công ty khởi nghiệp :))))

Sau này, khi được học về một khóa Quản Trị & Quản Lý, mình mới biết, thì ra lâu nay mình không còn làm chủ doanh nghiệp nữa, mà mình đang trở thành trợ lý cao cấp, kiêm bảo mẫu, kiêm tổng đài viên của chính công ty mình. Mình được dạy lý thuyết về phân quyền (delegation) trong quản trị. Theo nghiên cứu của Yukl (2013), phân quyền hiệu quả giúp tăng động lực và năng lực của nhân viên, đồng thời giải phóng thời gian cho lãnh đạo tập trung vào chiến lược. Rồi mình cũng học cách chấp nhận buông tay, tin nhân sự để cho họ làm. “Em làm đi, anh tin em làm được.” “Rồi, đó là vấn đề, vậy giải pháp của em là gì? Ok, em thấy vậy thì làm theo hướng của em đi.”

Dĩ nhiên cũng chật vật một thời gian, rồi các nhân sự mới lớn dần hơn, để có thời điểm, mình cả tuần mới lên công ty một lần mà mọi thứ vẫn chạy suôn sẻ. Đương nhiên là chỉ thỉnh thoảng mới vậy, chứ một khi để tình trạng công ty thiếu sếp mà vẫn chạy bình thường thì có nghĩa vị trí người sếp đó là không cần thiết nữa. Thì phải chạy lên để nâng công ty lên một level cao hơn, doanh số cao hơn, thị phần lớn hơn, lợi nhuận nhiều hơn. Rồi sếp cũng cần phải truyền cảm hứng và định hướng văn hóa tổ chức nữa chứ. Vì các nghiên cứu chỉ ra, lãnh đạo vắng mặt quá lâu, nhân viên có thể mất động lực hoặc định hướng sai lệch => Banh xác.

Một số bài học mình đã rút ra sau những năm tháng chật vật đó là:

– Tuân thủ theo khái niệm “làm ít nhưng hiệu quả hơn” được Peter Drucker đề cập trong cuốn The Effective Executive (1967), nhấn mạnh rằng lãnh đạo cần tập trung vào những việc tạo ra giá trị cao nhất. Mỗi ngày mình chỉ chọn 1-2 việc mình thật sự cần làm – việc không ai thay được. Ngoài ra, dành thời gian tập trung ở một mình để review hệ thống và chiến lược phù hợp với khái niệm “làm việc ON doanh nghiệp, thay vì IN doanh nghiệp” của Michael Gerber (The E-Myth Revisited, 1995. Bộ 2 quyển này siêu hay nha, mình đọc ko dưới 5 lần từ hồi mới khởi nghiệp, nhưng mỗi lần lên một level khác nhau lại hiểu một cách mới), khuyến khích lãnh đạo xây dựng hệ thống thay vì bị cuốn vào công việc hàng ngày.

– Theo nghiên cứu của McKinsey (2020), các tổ chức có hệ thống phân quyền rõ ràng và nhân viên được trao quyền thường đạt hiệu suất cao hơn và thích nghi tốt hơn với thay đổi. Vì vậy, ngoài những công việc mình BẮT BUỘC PHẢI LÀM (vì chỉ có mình mới làm được), Những việc còn lại mình sẽ: GIAO VIỆC – HƯỚNG DẪN – LÀM MẪU – GIÁM SÁT chứ không làm thay nữa. Xây dựng các KPI và cơ chế đánh giá để đảm bảo nhân viên thực hiện tốt công việc. Tùy từng cấp độ nhân viên khác nhau mà mức độ phân quyền và giao việc khác nhau. Không thể giao việc tổ chức 1 event lớn, chạy một chiến dịch lớn cho một nhân viên mới ra trường được, đúng không? Đương nhiên, mình phải có 1 backup plan để dự phòng tình huống xấu nhất, vì tin thì tin, nhưng vẫn phải có tư duy WHAT IF – Nếu Điều Đó Xảy Ra Thì Sao?

– Cần phải đầu tư vào việc phát triển năng lực đội ngũ quản lý cấp trung trước khi phân quyền. Theo nghiên cứu của Leadership Pipeline (Charan et al., 2001), việc xây dựng đội ngũ lãnh đạo cấp trung (middle management) là yếu tố then chốt để lãnh đạo cấp cao có thể tập trung vào chiến lược. Mình đã dành mất hơn 2 năm để build đội ngũ cấp trung, tự tổ chức các buổi đào tạo, dạy cho họ rất nhiều kiến thức và kỹ năng để xử lý công việc, đồng thời cho tham gia các khóa học phù hợp để nâng cao tầm nhìn và năng lực.

– Build văn hóa doanh nghiệp không sợ sai lầm, tin tưởng nhân sự, khuyến khích sáng tạo và chịu trách nhiệm để nhân viên có sự chủ động (mình đưa ra 1 form, yêu cầu mỗi nhân viên mỗi ngày phải có 1 ý tưởng, lớn nhỏ gì không quan trọng, để thay đổi công việc, cải tiến công việc hoặc cuộc sống của họ tốt hơn => Có những ý tưởng giúp doanh số công ty tăng 30%. Này mình học từ 1 chương trình Kaizen. Để lúc nào rảnh viết cụ thể cách mình làm, và thành công ở hầu hết các công ty của mình)

Làm được hết đám ở trên, không chắc là sẽ thành công, nhưng đảm bảo sẽ rảnh thời gian hơn rất nhiều. Nên mình mới bắt đầu nhàn cư vi bất thiện – ngứa tay đầu tư thêm vào vài công ty, cuối cùng giờ mới túi bụi như thế này….

Tác giả : Anh Nguyễn Hoàng Nam